Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Stelle, die den Dienst SmartTranslate.ai betreibt ("Verantwortlicher", "wir").

Wichtig: Um die Informationspflichten in vielen Rechtsordnungen zu erfüllen (einschließlich EU/UK), sollte hier der vollständige Name des Verantwortlichen, die Anschrift des Sitzes, das Land der Registrierung sowie – sofern zutreffend – die Registernummer und die Angaben zum Vertreter in der EU/im Vereinigten Königreich angegeben werden.

Bei Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung der Rechte betroffener Personen können Sie uns unter privacy@smarttranslate.ai kontaktieren.

2. Geltungsbereich der Datenschutzerklärung und Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes (Website, Dashboard, Übersetzungsfunktionen, Blog), einschließlich der Kontaktaufnahme mit uns sowie Marketingaktivitäten (z. B. Newsletter) – sofern diese durchgeführt werden.

"Personenbezogene Daten" sind Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (z. B. E-Mail-Adresse, Konto-ID, IP-Adresse in bestimmten Fällen).

"Verarbeitung" umfasst u. a. das Erheben, Erfassen, Speichern, Verwenden, Offenlegen und Löschen von Daten.

3. Welche Daten wir verarbeiten (Datenkategorien)

Vom Nutzer bereitgestellte Daten: insbesondere E-Mail-Adresse (z. B. Anmeldung für die Warteliste / den Newsletter), zur Übersetzung übermittelte Inhalte (Text, Dateien) sowie Übersetzungseinstellungen und Präferenzen (z. B. gewählte Sprachvariante, Übersetzungsprofil).

Daten zur Anmeldung für die Warteliste/den Newsletter: E-Mail, Sprache/Locale, Informationen zu Einwilligungen (z. B. Einwilligung für die Warteliste und optionale Marketingeinwilligung) sowie technische Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung (IP-Adresse, User-Agent) und Erstellungs-/Aktualisierungsdaten des Eintrags.

Konto- und Authentifizierungsdaten: Wenn Sie die Anmeldung nutzen, verarbeiten wir die für die Erstellung und Verwaltung des Kontos erforderlichen Daten (z. B. Benutzer-ID, E-Mail-Adresse, Sitzungsdaten). Im Dienst wird der Authentifizierungsanbieter Clerk verwendet.

Technische und Betriebsdaten: IP-Adresse, Cookie-IDs, Informationen über Gerät und Browser (z. B. User-Agent) sowie Ereignisse im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes.

Analysedaten: Wenn Sie in Analyse-Cookies einwilligen, können wir statistische Daten über die Nutzung des Dienstes verarbeiten (z. B. Seitenaufrufe, grundlegende Sitzungsparameter) unter Einsatz von Analysetools (z. B. Google Analytics 4 und Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration).

Kommunikationsdaten: Inhalt der Korrespondenz, wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail in Datenschutzfragen).

Wir beabsichtigen nicht, besondere Kategorien personenbezogener Daten (sog. sensible Daten) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Gesetzesverstöße zu erheben, und wir verlangen solche Daten nicht von Ihnen. Bitte übermitteln Sie solche Daten nicht in Übersetzungstexten, es sei denn, dies ist erforderlich und Sie verfügen über eine entsprechende Rechtsgrundlage.

4. Datenquellen

Wir erheben Daten direkt von Ihnen (z. B. wenn Sie sich für die Warteliste anmelden, ein Konto erstellen, Inhalte zur Übersetzung übermitteln oder uns kontaktieren).

Ein Teil der technischen Daten wird automatisch durch IT-Systeme und den Browser erhoben (z. B. IP-Adresse, Cookies, Geräteparameter).

Wenn Sie sich über einen externen Authentifizierungsanbieter (Clerk) anmelden, können wir Konto-/Sitzungsdaten auch aus diesem System erhalten, soweit dies für die Funktionsfähigkeit der Anmeldung erforderlich ist.

5. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen (EU/UK)

Wenn Sie sich in der EU/im EWR oder im Vereinigten Königreich befinden, ergeben sich die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung insbesondere aus Art. 6 DSGVO / UK GDPR. Nachfolgend nennen wir typische Zwecke und Rechtsgrundlagen – der tatsächliche Umfang hängt von den von Ihnen genutzten Funktionen ab.

Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der Funktionen des Dienstes, einschließlich (sofern verfügbar) der Übersetzung von Inhalten und Dokumenten, Verwaltung des Benutzerkontos und Bearbeitung dienstbezogener Aufgaben.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Anmeldung für den Newsletter (sofern vorhanden), Analyse-Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Google Analytics 4), sonstige Aktivitäten, für die wir Ihre Einwilligung einholen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung).

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes, Missbrauchsvermeidung (z. B. Begrenzung der Anzahl von Anmeldungen von derselben IP-Adresse in kurzer Zeit), Wartung und Weiterentwicklung des Dienstes, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): wenn wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften bestimmte Daten verarbeiten müssen (z. B. im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Meldungen, Ansprüchen oder behördlichen Anfragen).

6. Ob die Angabe von Daten erforderlich ist

Die Angabe bestimmter Daten ist erforderlich, um bestimmte Funktionen des Dienstes nutzen zu können.

Beispielsweise müssen Sie, um sich für die Warteliste anzumelden, Ihre E-Mail-Adresse angeben und die erforderliche Einwilligung für die Verwaltung der Warteliste erteilen. Ohne diese Daten ist die Anmeldung nicht möglich.

Bei Übersetzungen: Die Angabe des zu übersetzenden Inhalts und der ausgewählten Einstellungen ist erforderlich, um die Dienstleistung zu erbringen.

7. Empfänger von Daten und Auftragsverarbeiter

Wir nutzen vertrauenswürdige Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die den Betrieb des Dienstes unterstützen. Dazu können insbesondere gehören: Cloudflare (Hosting, CDN/Infrastruktur, Workers/D1/Images-Dienste), Clerk (Authentifizierung und Kontoverwaltung) sowie Anbieter von Analysetools (z. B. Google Analytics 4, Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration und Ihrer Einwilligung).

Die Dienstleister verarbeiten Daten auf Grundlage von Verträgen und unseren dokumentierten Weisungen, soweit dies zur Erbringung der Dienste erforderlich ist.

Wir können Daten auch offenlegen gegenüber: (a) autorisierten Mitarbeitern und Kooperationspartnern des Verantwortlichen, (b) Beratern (z. B. Rechtsberatern) – wenn dies erforderlich ist, (c) öffentlichen Behörden – wenn gesetzliche Vorschriften dies verlangen.

8. Cookies, ähnliche Technologien und Analysen

Der Dienst verwendet Cookies und ähnliche Technologien für erforderliche Zwecke (z. B. Sitzungserhaltung, Sicherheit, Speicherung von Spracheinstellungen) und – nach Ihrer Einwilligung – für Analysezwecke.

Im Dienst wird ein Einwilligungsbanner verwendet, über das Sie die Cookie-Kategorien auswählen können. Analyse-Cookies sind optional.

Je nach Konfiguration können wir Google Analytics 4 (GA4) mit Google Consent Mode v2 sowie Cloudflare Web Analytics verwenden. Wenn Sie der Analyse-Kategorie nicht zustimmen, schränken wir die Verwendung ein bzw. deaktivieren Mechanismen, die eine Einwilligung erfordern, und löschen bestimmte Analyse-Cookies (z. B. _ga, _gid).

Einzelheiten zu den Cookie-Kategorien und zur Verwaltung der Einwilligung finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

9. Internationale Datenübermittlungen (außerhalb der EU/des EWR und des Vereinigten Königreichs)

Aufgrund des globalen Charakters von Cloud-Diensten können Daten in Staaten verarbeitet werden, die nicht Ihrem Wohnsitzland entsprechen, einschließlich außerhalb der EU/des EWR oder des Vereinigten Königreichs.

Wenn wir Daten außerhalb der EU/des EWR oder des Vereinigten Königreichs übermitteln, verwenden wir geeignete rechtliche Mechanismen wie Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln (SCC) und – wenn erforderlich – zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Sie können Informationen zu den angewandten Schutzmaßnahmen für Datenübermittlungen anfordern, indem Sie uns kontaktieren.

10. Speicherdauer

Wir speichern Daten so lange, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – sofern keine längere Speicherung gesetzlich vorgeschrieben oder gerechtfertigt ist (z. B. zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen).

Anmeldungen für die Warteliste/den Newsletter: Wir speichern Daten (z. B. E-Mail, Einwilligungen, technische Anmeldedaten) bis zur Abmeldung zum Widerruf der Einwilligung oder so lange, wie die Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, benötigt werden.

Analysedaten: Die Aufbewahrungsfristen hängen von der Konfiguration des Analysetools und Ihren Cookie-Einstellungen ab; Details können sich auch aus den Richtlinien der Anbieter ergeben.

Übersetzungstexte/-dateien: Grundsätzlich verarbeiten wir sie so lange, wie es für die Erbringung der Dienstleistung und die Sicherung ihrer Qualität erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – gemäß den Konto- und Planeinstellungen sowie den Sicherheits- und gesetzlichen Anforderungen.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die dem Schutz der Daten dienen (z. B. Zugriffskontrolle, Beschränkung von Berechtigungen, Verschlüsselung der Übertragung, Sicherheitsmechanismen der Infrastruktur, Monitoring und Protokollierung von Ereignissen).

Kein System kann Sicherheit zu 100 % garantieren. Wenn wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellen, ergreifen wir Maßnahmen gemäß den geltenden Vorschriften (einschließlich – sofern anwendbar – Benachrichtigungen).

12. Ihre Rechte (EU/EWR und Vereinigtes Königreich)

Wenn Sie sich in der EU/im EWR oder im Vereinigten Königreich befinden, stehen Ihnen im Rahmen des Gesetzes folgende Rechte zu: Auskunft über Daten, Berichtigung, Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung gegen das Recht verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (z. B. in Polen: der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten) oder bei der zuständigen Behörde in Ihrem Land.

13. Informationen für Einwohner der USA (ausgewählte Bundesstaaten) - Hinweise und Rechte

Je nach Wohnort können Ihnen zusätzliche Rechte zustehen (z. B. Kalifornien – CCPA/CPRA; Colorado, Connecticut und andere Bundesstaaten). Grundsätzlich umfassen diese das Recht auf: Information über die Kategorien der erhobenen Daten und die Zwecke, Auskunft über die Daten, Löschung der Daten, Berichtigung der Daten und in einigen Bundesstaaten auch Widerspruch gegen den "Verkauf" bzw. das "Teilen" von Daten oder gegen die Verarbeitung für gezielte Werbung.

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht im Sinne der typischen bundesstaatlichen Datenschutzgesetze. Wenn wir jemals Tätigkeiten aufnehmen, die als "Verkauf" oder "Teilen" gelten würden (z. B. für gezielte Werbung), aktualisieren wir die Datenschutzerklärung und stellen die erforderlichen Opt-out-Mechanismen bereit.

Um einen Antrag zu Datenschutzrechten zu stellen (access/delete/correct/opt-out), kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@smarttranslate.ai. Wir können Informationen anfordern, die zur Überprüfung des Antrags und zum Schutz vor Missbrauch erforderlich sind.

Wir diskriminieren Nutzer nicht, weil sie ihre Rechte ausüben.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Im Dienst können automatisierte Prozesse vorkommen (z. B. automatische Übersetzung von Texten/Dokumenten mithilfe von KI-Modellen, Auswahl von Einstellungen auf Grundlage des gewählten Übersetzungsprofils).

Solche Vorgänge entfalten Ihnen gegenüber grundsätzlich keine rechtlichen Wirkungen und beeinträchtigen Sie auch in ähnlicher Weise nicht wesentlich. Wenn wir Prozesse einführen, die die Voraussetzungen von Art. 22 DSGVO erfüllen (automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Wirkung), stellen wir gesonderte Informationen und die erforderlichen Schutzmaßnahmen bereit.

15. Daten von Kindern

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder. Wenn Sie Elternteil/Erziehungsberechtigter sind und vermuten, dass ein Kind uns personenbezogene Daten ohne die erforderliche Einwilligung übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte – wir werden geeignete Maßnahmen ergreifen.

16. Änderungen der Datenschutzerklärung und Kontakt

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen im Dienst, bei Dienstleistern oder bei rechtlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Die aktuelle Fassung wird auf dieser Seite zusammen mit dem Datum der letzten Aktualisierung veröffentlicht.

Bei Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@smarttranslate.ai. Aus Sicherheitsgründen können wir zusätzliche Informationen anfordern, um die Identität oder die Befugnis zur Handlung im Namen einer anderen Person zu überprüfen.